Schéma spisového fondu Československé astronomické společnosti uloženého v Archivu AVČR je k dispozici zde
Vývoj spisového fondu - Československá astronomická společnost 1917-1959 v Archivu AVČR
Spisová evidence ČAS byla jednoduchá. Písemnosti byly zapisovány do podacího protokolu, v němž byly uvedeny základní údaje. Spisy nebyly věcně tříděny, byly ukládány chronologicky. Účetní doklady byly ukládány zvlášť a též chronologicky. Účetní evidence se řídila soustavou jednoduchého účetnictví, v roce 1950 bylo převzato jednotné podnikové účetnictví (pokladní deník a věcná konta), a v roce 1954 byla zavedena jednotná účetní evidence. Agendu ČAS vedl po celou dobu její existence administrátor. Byl jím od počátku až do roku 1953 František Kadavý. V době první republiky a za okupace byl jedinou placenou silou Společnosti, někteří členové ČAS v kanceláři bezplatně vypomáhali. Po roce 1945 přibyly k Fr. Kadavému další placené administrativní síly. V roce 1953 byla oddělena hvězdárna od Společnosti a František Kadavý, který byl do té doby též správcem hvězdárny, přešel cele do jejích služeb jako její ředitel.
Materiály z činnosti ČAS v rozsahu 45 balíků byly odevzdány dne 22. 6. 1966 do Ústředního archivu ČSAV s jednoduchým přejímacím protokolem.
Rozbor obsahu fondu
Fond je zachován pro starší dobu poměrně v úplnosti, od roku 1954 jsou spisové materiály neúplné. Neúplné jsou též zápisy o schůzích ČAS. Chybí jednací protokol od března 1958. Značně neúplné jsou písemnosti o vydávání časopisu Říše hvězd. Také účetní a finanční materiály se dochovaly neúplně od roku 1954 a v účetních knihách jsou mezery z období okupace a ze závěru činnosti od roku 1955.
Fond dokumentuje snahy ČAS o soustředění všech astronomů-amatérů, o jejich odborné vedení, ať již to byla pomoc při stavbě dalekohledů nebo snaha o zvýšení jejich odborné úrovně pomocí časopisu, publikací, přednášek v rozhlase i přednášek konaných v Praze a mnohých jiných městech. Prostřednictvím svých odborů působila ČAS i na astronomy-amatéry mimopražské. Poměrně značný byl i styk s astronomy na Slovensku.
Záznam o zpracování inventáře
Fond uspořádala a skartaci fondu provedla prom. hist. Alena Šlechtová, která též zpracovala inventář fondu, úvod i rejstřík k inventáři.
Vývoj spisového fondu - Československá astronomická společnost 1959-1981 v Archivu AVČR
O způsobu organizace registratury ČAS se nepodařilo nalézt žádné konkrétní informace. Vedení spisovny bylo bezpochyby svěřeno některému ze zaměstnanců společnosti. Je patrné. že uloženým písemnostem nebyla věnována soustavná péče a nedochovaly se proto v úplnosti. Písemnosti ČAS z let 1959-1978 byly do tehdejšího Ústředního archivu ČSAV předány v roce 1981 (čís. přírůstku 14/1981). Později k fondu přibyl další materiál z let 1967-1987, který však nebyl zaevidován v přírůstkové knize archivu. Dá se předpokládat, že další materiál z 80. let je stále v držení společnosti, resp. její nástupkyně České astronomické společnosti. Na dotaz v té věci, písemně učiněný Archivem AV ČR v roce 2007, nikdo z ČAS nereagoval.
V roce 1981 uspořádala čerstvě převzatou část fondu prom. hist. Olga Paulová podle schématu vycházejícího ze Spisového řádu pracovišť ČSAV z roku 1972. Archiválie v rozsahu 1,13 bm, tehdy podchycené inventárním seznamem, byly uloženy v 10 kartonech. Později získaná část fondu byla uspořádána podle téhož schématu a jako doplněk připojena k dříve zpracované části.
Rozbor obsahu fondu
Fond ČAS při ČSAV podává relativně dobrý přehled o typech agend a organizaci svého původce. Písemnosti jsou dochovány s řadou mezer, celistvější pak z období 60. let. Řada důležitých dokumentů k dějinám ČAS se rovněž nachází v níže uvedených archivních fondech.
Záznam o uspořádání fondu a sestavení pomůcky
Původní část fondu uspořádala a inventární seznam sestavila prom. hist. Olga Paulová v tehdejším Ústředním archivu ČSAV v roce 1981. V roce 2009 uspořádal Mgr. Jan Boháček v Masarykově ústavu a Archivu AV ČR dodatek a k oběma částem fondu napsal společný úvod. Fond v rozsahu 1,27 bm je uložen v 11 kartonech.
Další vývoj spisového fondu - Česká astronomická společnost 1972-1996
V roce 2009 nikdo z ČAS nereagoval na žádost Archivu AV ČR. Nyní byly dohledány chybějící dokumenty od roku 1972 do roku 1996, které byly uloženy v Rokycanech a při odchodu P. Příhody z Planetária v Praze byly takto zachráněny. V říjnu 2020 bylo celkem 7 krabic od banánů plných dokumentů převezeno na Hvězdárnu Fr. Pešty v Sezimově Ústí. Zde probíhá jej třídění.
Rozbor obsahu fondu
Fond ČAS při ČSAV do roku 1981 je neúplný, což je převážně způsobeno tím, že jeho část byla již v roce 1981 předána do Archivu ČSAV. Období let 1981-1992 je již úplnější. Celkově se může jednat u části dokumentů o uložení duplicitně, ovšem často s různými ručně dopsanými poznámkami. Obsahem jsou především zápisy VV, revizní komise, přehledy činností ČAS i jejích poboček, účetní doklady, výroční zprávy a korespondence.
Záznam o uspořádání fondu a jeho zpracování
Dokumenty jsou uloženy převážně v papírových deskách. Jejich stav je nezávisle na jejich stáří různý, ale obecně řečeno špatný. V první fázi bylo vytříděno celkem 6 krabic dokumentů obsahující členskou evidenci a účetnictví - tyto krabice budou uloženy ve spisovně ČAS na Ondřejově. Zbývající dokumenty jsou určeny k postupnému zpracování (digitalizaci) a uložení do archivačních kartonů. Takto zpracované dokumenty budou následně předány Archivu AV ČR k případnému finálnímu zpracování a přičlenění do archivního fondu ČAS.
Následný vývoj spisového fondu - Česká astronomická společnost 1995-současnost
Po zamyšlení jak dál v době "elektronické" by měly následovat kroky k archivaci historie doslova nedávné. Od cca roku 1995 je množství dokumentů k dispozici elektronicky, nikoli papírově. I když si to málokdo připouští, může nastat situace, kdy takové dokumenty nebudou přístupné, neb se propadnou do elektronického pravěku. Navrhuje vybrané dokumenty zavčasu vytisknout a předat společně s ostatními k archivaci.
Stav digitalizace k 1.12.2020
počet souborů objem MB
Astronomická olympiáda 60 337 15 250
Proměnné hvězdy 30 816 23 648
dokumenty ČAS 14 154 9 725
CELKEM 105 307 48 623